SYSTEM LEARNING : LE LOGICIEL DE GESTION ET DE SUIVI DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS

Du devis à la facturation, SYSTEM Learning permet de renseigner toutes les étapes des différentes prestations.

En effet l’ensemble des documents administratifs (lettre de demande de dossier, convention, protocole individuel de formation, programme de formation, feuille d’émargement, attestations, rapport, facturation) est généré en ligne. Il n’y a aucun envoi papier. Le destinataire est prévenu de la mise à disposition des informations par alerte email avec un lien lui permettant d’y accéder.

Avec SYSTEM Learning, vous fluidifiez vos processus de gestion et vous garantissez ainsi les délais et le niveau de qualité exigés par les Organismes Paritaires Collecteurs Agréés (OPCA).

Rappel : comment financer une  formation par un OPCA ?

La demande de prise en charge doit impérativement parvenir à votre OPCA avant le début de votre formation car elle peut être acceptée mais aussi refusée.

Voici les démarches à suivre :

1. Demande de prise en charge

Il faut, tout d’abord, télécharger le formulaire de demande de prise en charge qui peut être différent en fonction de votre OPCA. C'est pourquoi nous avons mis à votre disposition l'annuaire des OPCA consultable sur System Learning.   
En complément, vous devez joindre :

• le devis émanant de l’organisme de formation ou du formateur
• le programme de formation. Ce document détaille le contenu de votre formation en spécifiant les pré-requis, la durée, le descriptif et les objectifs de la formation.
• la convention de formation. C'est un document formulé comme un contrat qui définit la prestation effectuée entre le client et l’organisme de formation. Ce document comporte des clauses contractuelles obligatoires. Il doit être signé avant la formation par les deux parties. Ce document est souvent demandé par votre OPCA avant la formation. 
• le protocole individuel de formation (PIF) pour une action de formation ouverte à distance. Le protocole individuel de formation est un engagement concerté établi entre l’organisme de formation, le salarié et éventuellement un lieu d’accueil relais. Il précise les modalités de réalisation de la formation.

2. Analyse de votre demande

Votre OPCA analyse le dossier reçu et émet un avis favorable ou défavorable.

3. Acceptation de votre demande

L'accord de votre OPCA doit vous être indiqué par écrit. Dès sa réception, vous pouvez engager la formation elle-même.

4. Action de formation

A l'issue de la formation, vous devez réunir les pièces suivantes :

• La feuille d'émargement (ou feuille de présence) :

Elle doit être signée par chaque stagiaire. Elle doit comporter également les coordonnées du client formé, les coordonnées du centre de formation ou du formateur et la signature du formateur.

• La facture de la prestation effectuée :

Cette facture est émise par le formateur ou le centre de formation. Elle comporte bien évidemment les coordonnées de son émetteur, le montant HT, la TVA et le montant TTC de la prestation. Pensez à détailler la prestation effectuée en indiquant le total d'heures de formation, le sujet de la formation, le nombre de jours.  

5. Envoi des éléments justificatifs à votre OPCA

6. Remboursement de votre formation

Selon les OPCA, le financement de votre formation peut avoir lieu avant ou après la prestation. Dans tous les cas, il ne peut avoir lieu que lorsque votre dossier est complet. Certains OPCA règlent directement le montant financé à l'organisme de formation.